FORMATION SUR LE RENFOCEMENT DE CAPACITE EN TECHNIQUE DE MOBI LISATION DE RESSOURCES DES ENFEANTS ET JEUNES TRAVAILLEURS DU TOGO DU 26 JUIN AU 05 JUILLET 2012 ; CENTRE DES FRERES COMBONIENS D’AGOE-NYIVE (LOME).
La Coordination Nationale des Associations des Enfants et Jeunes Travailleurs du Togo (AEJT - TOGO) a organisé un atelier sur la technique de mobilisation de ressources du 26 Juin au 02 Juillet 2012 au centre des frères Comboniens d’Agoe-Nyivé (Lomé). Cet atelier a vu la participation de 29 EJT de 15 AEJT du Togo. Il est appuyé par le MAEJT/Enda. Les participants à cet atelier sont venus des AEJT de : (Adomi-Abra, Agadji, Lomé, Kara – Lassa, Sotoboua, Niamtougou, Havé, Tchamba, Vogan, Gamé, Womé, Anfoin, Dapaong, Amégnra, Kouma).
Attentes des participants
- Etre capable de mobiliser les ressources
- Etre capable de mobiliser et gérer les ressources
- Comment faire le plaidoyer et mobiliser les ressources
- Savoir les techniques de mobilisation des ressources et comment aborder les structures d’appui
- Savoir comment aller vers les autorités
- Etre capable de restituer
- Comprendre comment mobiliser les ressources et aller vers les autorités
- Savoir comment rédiger un projet
- Etre fidele en gestion
- Savoir mettre en application la mobilisation des ressources et les gérer
- Savoir comment convaincre les partenaires et autorités locales pour nous aider
- Comment se présenter devant les autorités pour négocier et gérer les ressources de l’association
- Savoir comment s’entendre et s’organiser pour gérer les ressources
- Comment peut-on aller parler à une association.
Synthèse des objectifs
- Etre capable de mobiliser les ressources
- Comment faire le plaidoyer ?
- Comment rédiger et gérer un projet ?
Tableau récapitulatif des ressources AEJT-TOGO
STRUCTURES |
|
RESSOURCES |
|
SOURCES |
|
Humaines |
Financières |
Matérielles |
|
Coordination |
EJT, la communauté et les partenaires. |
Soutien financier |
Outils informatiques et bureautiques, documents du MAEJ. |
MAEJT/Enda, WAO, Plan, TDH, UNICE, amis sympathisants, autorités |
Villes |
EJT, la communauté et les partenaires. |
Appuis annuels, cotisations adhésions, AGR, dons |
Outils informatiques sauf : Game, Sotoboua, Kara, Tchamba et Havé. Terrains, locaux, tables-bancs et chaises, documents du MAEJT. |
MAEJT/Enda, EJT, TDH, Plan, WAO, AEJT, amis, sympathisants |
Groupes de Base |
EJT, la communauté et les partenaires. |
Appuis annuels, cotisations adhésions, AGR, dons |
Terrains, matériels agricoles et sportifs, documents du MAEJT. |
MAEJT/Enda, EJT, TDH, Plan, WAO, parents, amis, sympathisants, autorités. |
Il y a deux types de ressources :
- Les ressources internes
- Les ressources externes
Les ressources internes de notre association sont :
- Les cotisations
- Les droits d’adhésion
- Les bénéfices des AGR
En dehors de ces ressources internes dont nous disposons, nous pouvons encore faire :
- Les soirées dansantes
- Les métayages
- Le théâtre
- La vente de bois de chauffe
- Le ramassage et la vente du sable et du gravier
- La construction de hangars dans les marchés
- Les entretiens domestiques
- La vente d’eau
- Le ramassage et la vente du fourrage pour animaux (paille de riz…)
- Coupe et vente de paille de couvraison
- Aide artisan (maçons…)
- Fabrication et vente de parpins, paniers, éventails, pilons, mortiers…
Pour bénéficier des financements provenant d’ailleurs (ressources externes), il faut faire:
- Une demande
- Un plan d’action qui définit clairement les objectifs, les activités, le calendrier, le lieu, les stratégies…
- Un budget
Note après échanges sur le plan d’action et le budget
Il faut d’abord compter sur les ressources internes de l’association et celles fournies par la communauté. Mais les ressources externes sont parfois nécessaires pour réaliser certaines activités. Le plan d’action dans ce cas est très utile. C’est à partir de ce plan que l’association va établir son budget qui est un outil important. Le budget est la traduction en argent du plan d’action. Autrement dit, c’est la valeur en argent du plan d’action. On doit être capable de vérifier les liens entre les prévisions et l’efficacité de l’action. Le budget est donc un état des prévisions de recettes (ressources) et de dépenses nécessaires à la réalisation des activités. Le plan d’action et le budget approuvés en Assemblée Générale, ont une grande importance pour l’association. Ils permettent :
- d’’identifier les ressources ;
- de planifier les dépenses ;
- de faciliter la réalisation des activités ;
- de montrer le sérieux de l’association et de la rendre crédible auprès de la communauté et des partenaires.
Recettes
Cotisations |
500 000 |
Droits d’adhésion |
400 000 |
Bénéfice d’une AGR |
550 000 |
Dons |
450 000 |
total |
1 900 000 |
Dépenses
Fonctionnement |
300 000 |
Construction de hangar/atelier |
900 000 |
Fournitures pour AGR |
700 000 |
total |
1 900 000 |
Total des recettes = Total des dépenses
Exemple de tableau pour présenter un budget
Désignation |
Quantité |
Prix unitaire |
Montant |
Observations |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mobilisation de ressources et gestion
La plupart des EJT font une confusion entre la mobilisation et la gestion des ressources. C’est pourquoi nous avons fait nombres de travaux de groupe sur ce sujet. Certains sont présentés en sketch et ils montrent que les EJT font la mobilisation des ressources et leur gestion dans leurs localités.
Les présentations en plénière démontrent que tous les membres ont bien compris la différence entre la mobilisation et la gestion des ressources. Les mêmes présentations montrent que chaque AEJT mobilise non seulement des ressources internes mais également des ressources externes pour soutenir les activités. Dans la gestion de ces ressources, les EJT se partagent les tâches et insistent souvent sur les pièces justificatives pour qu’à la fin des actions, ils puissent présenter de bons rapports (narratifs et financiers) aux autorités, partenaires, amis, individus de bonne volonté et sympathisants qui les appuient financièrement, matériellement, techniquement et même physiquement dans leurs activités.
Techniques de mobilisation de ressources
v Ventes de biens et services
v Evènements spécial (bal, concert, musique, théâtre, récital, marathon, gala, comédie…)
v Dons
v Publipostage : mobilisation de ressources par la poste, par voie postale (lettre)
v Subventions (les gouvernements, les agences multinationales comme Unicef, FAO, PNUD…, les Fondations).
Stratégies de mobilisation de ressources
Activités |
Responsables exécution |
Période |
Marketing et promotion des 12 droits |
|
|
Campagne de sensibilisation (communauté et partenaires) |
|
|
Faire les plaquettes sur les 12 droits |
|
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Visiter régulièrement les autorités et partenaires qui interviennent en faveur des enfants dans les localités |
EJT |
Toute l’année |
Participer aux débats et rencontres sur la situation des EJT |
|
|
Participer aux campagnes de protection de l’environnement |
|
|
Développement de relations avec les partenaires |
|
|
Renforcer la capacité des responsables et membres de l’association |
|
|
Rechercher les informations plus détaillées sur de nouveaux partenaires en les contactant par écrit. |
|
|
Mettre les documents des EJT à la disposition des partenaires et des autorités. |
La coordination et EJT |
Toute l’année |
Faire le suivi des demandes de financement et d’appui. |
|
|
Collecter les ressources. |
|
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Pérennisation de la stratégie |
|
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Mettre en place un comité de suivi permanent. |
Coordination, EJT, partenaires |
|
Maintenir et renforcer les liens avec les partenaires (invitation aux activités organisées par les EJT, se faire inviter par les partenaires, visites des partenaires pour présenter la mission et les activités des EJT). |
Coordination, EJT, partenaires |
Toute l’année |
Evaluer et mettre à jour le plan de mobilisation des ressources : faire le bilan de l’exécution de la stratégie et tirer les leçons nécessaires. |
Coordination, EJT |
Décembre 2012 |
Organiser une table ronde des partenaires pour leur présenter les résultats de l’évaluation. |
Coordination, EJT |
|
Conditions de départ : pour réussir une mobilisation de ressources, quelles conditions doit-on réunir ?
La volonté des EJT et partenaires et l’engagement de toutes les parties. |
La diffusion de la stratégie (mise à disposition de toutes les parties du document de stratégie). |
La responsabilité des EJT (l’exécution de la stratégie est l’affaire de tous ; une bonne organisation et une répartition des tâches est nécessaire. |
L’appui du MAEJT et des structures d’appui. |
L’amélioration de la qualité et le sérieux dans le travail pour bénéficier de la confiance des partenaires, pour cela, il faut renforcer sans cesse la capacité des EJT. |
Entente et respect mutuel entre les EJT. |
Le respect des engagements, de la parole donnée… |
Etre convaincu du bien fondé (la réalité) de la stratégie de la mobilisation de ressources. |
C’est quoi la mobilisation de ressources (MR) ?
La mobilisation de ressources peut être définie comme un processus (processus, c’est l’ensemble d’opérations à faire pour aboutir à un résultat) de gestion qui consiste à identifier les personnes qui partagent les valeurs de l’association et à faire le nécessaire pour conserver cette relation. Comme processus, la mobilisation de ressources se base sur une bonne organisation, une communication efficace et un développement des relations avec les partenaires. |
Organisation
La mobilisation de ressources est un travail d’équipe. La responsabilité est partagée par tous les membres de l’association. |
Communication
La mobilisation de ressources est en réalité une mobilisation de “supporteurs“ d’amis et sympathisants. Un soutien financier ou matériel est le résultat d’une relation. Les gens ne donnent pas d’argent à des causes ou missions, ils donnent aux personnes qui défendent et soutiennent ces causes. Ils donnent à des organismes/structures avec lesquels ils ont un lien personnel. |
Développement des relations
La recherche et le maintien de relation avec les partenaires est un élément important. Ces relations sont basées sur la légitimité (reconnaissance légale), la transparence, les rapports d’activités et rapports financiers. |
Les freins de la mobilisation de ressources, c’est-à-dire ce qui peut faire une mobilisation de ressources
- Situation politique du pays
- Manque de crédibilité des EJT
- Insuffisance de personnes ressources
- Manque de compétence (les EJT sont-ils capables de négocier ?)
- Insuffisance de moyens matériels
- Faible niveau d’engagement personnel des EJT
- Faible niveau d’identification des sources de financement
- Manque d’organisation
- Insuffisance de campagnes de sensibilisation.
LE PLAIDOYER
C’est quoi le plaidoyer ?
Le plaidoyer, c’[]est la défense écrite ou orale d’une opinion, d’une cause ou d’une personne, ou d'un groupe de personnes.
Le plaidoyer vise souvent l’amélioration des conditions de vie et du bien-être de groupes défavorisés ou la protection de personnes, animaux ou environnement, par exemple les espèces qui vont disparaître de la surface de la terre si on ne fait rien.
Comment fait-on le plaidoyer ?
-en organisant une manifestation qui peut être malheureusement violente ou non ;
-en envoyant une lettre aux décideurs ;
-en faisant interpellant les décideurs avec des arguments préparés avec les spécialistes. L’objectif est d’influencer les dirigeants, les élus, etc.
Quelle est l’importance du plaidoyer ?
Le plaidoyer peut provoquer un ou des changement (s) dans la communauté, c’est d’ailleurs son objectif. Il peut aussi modifier les rapports entre la communauté) et des décideurs. Le plaidoyer peut renforcer le pouvoir des populations et la démocratie.
Forces et faiblesses
Les forces :
-prise de conscience de la population d’un problème qui la concerne et qui deviendra désormais une préoccupation pour elle ;
-la population s’est mobilisée, elle a commencé à faire des recherches ;
-la population est représentée auprès des décideurs
Les faiblesses (ou limites):
-les organisateurs du plaidoyer n’ont pas accès aux décideurs ;
-les décideurs refusent d’écouter ;
-les changements attendus sont lents à venir ;
-les organisateurs du plaidoyer n’ont pas les moyens de faire pression sur les décideurs à part les manifestations, lettres et appels.
GESTION DE PROJET
- C’est quoi un projet ?
- Promoteur du projet
- Objet du projet
- Comment fait-on le montage projet ?
- Vie du projet
C’est quoi un projet ?
Le projet est une activité ou un ensemble d’activités que l’on veut faire pour satisfaction un besoin qui est être gagner de l’argent.
La gestion de projet est une activité de mobilisation et de combinaison de ressources (humaines, matérielles) pour atteindre l’objectif du projet.
Lorsque la décision de projet est prise, il faut faire planifier les activités, établir un budget et même un bilan d’ouverture.
La planification du projet : faire un plan d’action du projet qui donne toutes les informations sur les activités à réaliser. Ne pas oublier d’écrire qui, quand, où et comment les faire ? Même si on est seul à tout faire, il faut le dire.
Promoteur et montage du projet
- Le promoteur : indiquer son nom, prénoms, sexe et âge. A-t-il ou elle d’expérience dans le domaine ? A-t-il ou elle reçu une formation concernant le projet choisi ?
- Quel est l’objet du projet, c'est-à-dire l’activité à réaliser.
- Le promoteur a- t il fait une étude du marché ? A-t-il une idée des prix, de la place où faire l’activité ? Comment va-t-il se faire connaitre ? D’autres personnes exercent-elles la même activité dans le quartier de la ville ou dans le village ? Où trouver à acheter les produits pour son commerce ou son atelier ? Le promoteur au moment du montage répond à ces questions même si on ne les lui pose pas toujours.
Budget (prévisions des recettes et des dépenses). Comment mobiliser les ressources ? Quelles sont les ressources du promoteur ? Sont-elles suffisantes ? Le promoteur peut solliciter un crédit sous forme d’argent (espèces) ou acheter ce dont il a besoin à crédit. Mais il sera difficile pour lui d’espérer financer son projet avec uniquement des dettes. Ne dit-on pas que «l’argent appelle l’argent» ?
Il y a deux sortes de dettes : lorsqu’on reçoit de l’argent qu’on doit rembourser ou lorsqu’on achète quelque chose (produit ou service) que l’on doit payer plus tard (on parle d’achat à crédit).
On établit le plan d’action d’où doit sortir le budget. Pour cela, il faut se renseigner sur les prix et les endroits où l’on peut trouver les produits ou services dont on a besoin. Il faut visiter plusieurs marchés, magasins ou boutiques pour les mêmes produits. L’objectif est de choisir le meilleur produit, au meilleur prix et au bon endroit.
Vie du projet : c’est l’exécution effective du projet (vente, fabrication et vente ou prestation de service). Il faut respecter le calendrier du travail fixé parce que c’est la phase de réalisation effective du projet. Avoir de bonnes relations avec les clients et les fournisseurs. Il est nécessaire de savoir comment marchent les affaires. Faire pour soi-même ou pour le groupe concerné, de petits rapports d’activités périodiques.
A la question de savoir combien dépense ou gagne le promoteur, les participants ont répondu qu’il faut pour cela tenir un livre de caisse. Tenir un cahier de caisse pour noter les recettes et les dépenses de chaque jour. L’atelier a recommandé un cahier de 100 pages. Un gros cahier (plus de 100 pages) va durer très longtemps avant d’être complètement rempli, et, avec le temps ne serait plus en bon état (pages déchirées, détachées et sales). Utiliser un stylo à bille (bic) et non un feutre pour tenir la comptabilité. Une goute d’eau sur une écriture avec feutre et l’information devient illisible, donc perdue.
Pour réussir le projet et atteindre le ou les objectifs fixés, le promoteur du projet doit avoir et développer les qualités suivantes :
- La ponctualité
- Le bon accueil
- Le travail bien fait
- Pratiquer de l’hygiène
- Garder la patience
- Etre tolérant…
Exemple : les débats qui ont suivi la restitution des travaux de groupe sur la gestion de projet ont permis d’imaginé ensemble la création et la gestion d’un projet. L’exercice est donc un travail collectif. Les quantités et les prix ont été proposés par les participants. Les prix sont ceux du marché. Même les quantités respectent les besoins d’un projet de restauration au coin de la rue.
Promotrice :
Nom : Kodjo
Prénom : Dédé
Age : 19 ans
Niveau d’étude : classe de 3ème (collège)
Expériences :domestique pendant 3 ans, elle s’occupait de l’entretien de la maison et de la cuisine et gagnait 15.000 F CFA par mois. A la fin de chaque mois, elle confiait à la garde de sa mère un peu d’argent. C’est ainsi qu’elle a économisé 200.000 F CFA.
Objectif de la promotrice : gagner de l’argent pour apprendre un métier
Objet : préparation et vente de riz, haricot, macaroni de 7 heures du matin à 15 heures l’après midi.
Montage : planification et budget
Après réflexions et échanges avec les membres de sa famille et ses amis, elle a prévu d’acheter :
-des ustensiles de cuisine : des marmites, casseroles, assiettes, plateaux, cuillères, serviettes, nappes, fourneaux ;
-de faire fabriquer de tables et bancs ;
-d’acheter du riz, macaroni, spaghetti, haricot, huile, charbon, divers condiments, poisson et viande.
Dédé a choisi de s’installer au carrefour non loin de sa maison car beaucoup de personnes passent par là tôt le matin pour aller travailler. De plus, des bureaux de l’administration publique, des entreprises privées sont également installés dans les environs.
Dédé a prévu de vendre ses plats à partir de 100 F CFA. Après la planification de l’action, Dédé a établi son budget et son bilan d’ouverture.
Budget (précisions des recettes et des dépenses)
N° |
Désignation |
Qté |
PU |
Montant |
Observations |
1 |
Hangar |
1 |
85 000 |
85 000 |
forfait |
2 |
Marmites |
2 |
9 000 |
18 000 |
|
3 |
Casseroles |
1 |
18 000 |
18 000 |
série |
4 |
Assiettes |
24 |
300 |
7 200 |
|
5 |
Plateaux |
3 |
700 |
2 100 |
|
6 |
Cuillères/fourchettes |
48 |
100 |
4 800 |
|
7 |
Serviettes |
4 |
300 |
1 200 |
|
8 |
Nappes |
2 |
1 000 |
2 000 |
|
9 |
Gobelets |
24 |
50 |
1 200 |
|
10 |
Seaux |
2 |
1 250 |
2 500 |
|
11 |
Bassines |
3 |
1 500 |
4 500 |
|
12 |
Fourneaux |
2 |
5 000 |
10 000 |
|
13 |
Balais |
2 |
200 |
400 |
|
14 |
Tables |
2 |
5 000 |
10 000 |
|
15 |
Bancs |
4 |
2 500 |
10 000 |
|
16 |
Charbon |
1 |
16 000 |
16 000 |
|
17 |
Savon |
2 |
500 |
1 000 |
|
18 |
Riz |
1 |
25 000 |
25 000 |
Sac de 50 kg |
19 |
Haricot |
5 |
2 000 |
10 000 |
Bol de 5 000f CFA |
20 |
Macaroni |
10 |
400 |
4 000 |
|
21 |
Condiments |
1 |
20 000 |
20 000 |
forfait |
22 |
Viande |
12 |
2 500 |
30 000 |
|
23 |
Poisson |
18 |
1 500 |
27 000 |
|
24 |
Huile |
1 |
24 000 |
24 000 |
Bidon de 25 litres |
25 |
Transport |
1 |
15 000 |
15 000 |
forfait |
Total dépenses |
|
|
|
348 900 |
|
Apport personnel : 200 000
Dettes : 148 900
Total recettes : 348 900
Bilan d’ouverture
Actif Bilan au juin 2012 Passif
Comptes |
Montant |
Comptes |
Montant |
Hangar Matériel Mobilier Matières premières |
85 000 71 200 20 000 172 000 |
Capital Dettes |
200 000 148 900 |
Total |
348 900 |
Total |
348 900 |
Total de dépenses pour démarrer : 348.900. Apport personnel : 200.000 F CFA ; Dettes : 148.900 F CFA. Comment avoir cet argent ? Dédé décide de demander l’aide de ses parents sous forme de prêt et de négocier l’achat à crédit d’une partie des matières premières auprès des commerçantes et commerçants du grand marché de Lomé. Elle s’engage à rembourser ces dettes en six mois.
Planification des recettes : Dédé planifie les recettes en supposant trois cas. Elle travaille samedi et dimanche et pendant 22 jours par mois.
Cas N° 1 Cas N° 2 Cas N° 3
Prix de vente |
Qté vendue |
Total vente |
Qté vendue |
Total vente |
Qté vendue |
Total vente |
100 |
26 |
2 600 |
20 |
2 000 |
15 |
1 500 |
200 |
15 |
3 000 |
10 |
2 000 |
10 |
2 000 |
300 |
15 |
4 500 |
10 |
3 000 |
9 |
2 700 |
400 |
15 |
6 000 |
10 |
4 000 |
8 |
3 200 |
500 |
5 |
2 500 |
3 |
1 500 |
9 |
4 500 |
700 |
3 |
2 100 |
2 |
1 400 |
1 |
700 |
1000 |
3 |
3 000 |
1 |
1 000 |
0 |
0 |
Total |
|
23 700 |
|
14 900 |
|
14 600 |
Nombre de jours de vente : 22 22 22
Vente par mois : 521 400 327 800 321 200
Planification des dépenses : Les prévisions de dépenses journalières dans le tableau ci- dessous
Désignation |
Quantité |
Prix unitaire |
Montant |
Riz |
4 |
625 |
2 500 |
Macaroni |
3 |
400 |
1 200 |
Haricot |
2 |
400 |
800 |
Huile |
1 |
960 |
960 |
Condiments |
1 |
900 |
900 |
Viande |
1 |
2 500 |
2 500 |
Poisson |
2 |
1 500 |
3 000 |
Charbon |
1 |
750 |
750 |
Transport |
1 |
700 |
700 |
Remboursement/dettes ((148 900/6mois))/22 jours |
|
|
1 128 |
Total |
|
|
14 438 |
Nombre de jours de dépenses : le montant des dépenses ne change pas dans les trois cas.
Dépenses par mois : 317 637 F CFA
Cas N° 1 Cas N° 2 Cas N° 3
Bénéfice par jour : 9 262 462 162
Bénéfice par mois : 203 763 10 163 3 563
C’est le cas que choisit, celui qui pourra rapporter un bénéfice de 3.563 par mois et pendant six mois si tout se passe bien. Même si elle sait faire une bonne cuisine, c’est la première fois des repas. Elle veut être prudente.
Vie du projet : achat des matières premières, construction du hangar, commande des ustensiles de cuisine, des tables et bancs et démarrage de la préparation et vente des repas ; tenue d’un cahier de caisse où elle doit enregistrer toutes les recettes et dépenses de la journée.
Dédé tient son cahier comme ceci :
Livre de caisse ou journal de caisse
Date |
Libellé |
Entrée
Recette |
Sortie
Dépense |
Solde |
30/06/12 |
Apport personnel |
20 000 |
|
200 000 |
30/06/12 |
Versement avance pour le hangar |
|
50 000 |
150 000 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total |
|
200 000 |
50 000 |
150 000 |
Solde = différence entre les entrées et les sorties
Solde = Recette – dépense
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